Comment optimiser le stockage des archives avec un rayonnage adapté ?

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Optimisez le stockage de vos archives

Quelle que soit votre activité, tous vos documents doivent être classés et rangés de manière optimisée. Grâce à cela, vous pourrez gagner du temps ainsi que de la productivité. Votre local de stockage doit être totalement sec pour permettre un stockage optimal de vos papiers. Il est aussi préférable d’éviter au maximum l’exposition à la chaleur ainsi qu’à la lumière pour une meilleure conservation de vos archives. Comment bien choisir votre système de rayonnage pour vos archives ?

Utilisez le meilleur matériel de stockage pour vos archives

Vos documents, qu’ils soient récents ou anciens, méritent des rayonnages et des étagères adaptées. Le système de rangement que vous choisirez dépendra de vos besoins, mais aussi du matériel que vous utilisez.

Utilisez le matériel adéquat

Choisissez des étagères spécialement conçues pour y glisser vos boîtes ou caisses d’archives. En fonction de la dimensions des boîtes d’archives que vous utilisez, vous pourrez déterminer les rayonnages qui vous conviennent le mieux. Il est nécessaire de prendre en compte la hauteur, la profondeur, ainsi que la largeur de vos boîtes. Si vous utilisez des dossiers suspendus, veillez à choisir des étagères prévues pour les accueillir. Celles-ci doivent être munies de rails permettant de faire glisser les dossiers. Là encore, vous devrez prendre en compte la dimension de vos dossiers pour être certains que les étagères soient adaptées. Si vous avez l’habitude d’utiliser des classeurs pour classer vos documents, il faudra veiller que les dimensions de ces derniers correspondent avec les étagères. Utiliser du matériel adéquat vous permettra de classer vos documents administratifs et de les retrouver facilement. Vous gagnerez du temps lorsque vous aurez besoin de chercher vos dossiers.

Utilisez du matériel de qualité

Nos rayonnages et étagères métal pour archives sont conçus pour pouvoir supporter de lourdes charges. Les matériaux utilisés garantissent une résistance à toute épreuve. Résistant dans le temps, choisir notre matériel de stockage c’est choisir la tranquillité et la durabilité. Etant donné la qualité du matériel, vous n’aurez pas besoin de renouveler vos étagères. Vous éviterez ainsi de perdre votre temps avec de lourdes opérations de manutention de vos archives.

Adaptez le système de rangement à votre environnement

Pour éviter toute perte d’espace, il est nécessaire d’optimiser votre espace d'archivage. Choisissez des étagères modulables pour adapter au mieux votre système de rangement à votre espace de stockage. La hauteur de votre local de stockage vous permettra de déterminer combien d’étagères vous pourrez installer. Il est nécessaire d’utiliser au maximum la hauteur de vos locaux pour perdre le moins d’espace possible. En fonction des possibilités offertes par vos locaux, vous pouvez choisir de vous équiper d'un système de rayonnage mobile. Ce système de rangement permet un gain de place important, mais nécessite davantage de travail lors de l’installation.

Organisez vos archives

Vous devez être en capacité de retrouver rapidement les documents dont vous avez besoin. C’est pourquoi vous devez impérativement adopter un système de classement optimal. Il est nécessaire de prendre le temps de réfléchir à la meilleure organisation à mettre en place ainsi qu’à un mode de classement intelligent. En fonction de vos impératifs vous devrez déterminer ce qui vous convient le mieux : par ordre alphabétique, par année, par référence, par domaine, ect. Vos boîtes, caisses, dossiers et classeurs doivent être correctement étiquetés pour faciliter votre travail. Avec une bonne organisation et un système de rangement adapté, vous pourrez optimiser l’archivage de vos documents.